Organize-se com Kanban

Ha alguns dias escrevi um tópico sobre gestão à vista e mencionei sobre o Kanban! Pra quem não conhece “Kanban é um termo de origem japonesa e significa literalmente “cartão” ou “sinalização”. Este é um conceito relacionado com a utilização de cartões (post-it e outros) para indicar o andamento dos fluxos de produção em empresas de fabricação em série.” Fonte: Kanban

O conceito vem da indústria, mas pode ser muito bem aplicado em todas as áreas, inclusive na nossa vida, para uma melhor organização das atividades, estudos, projetos de aquisição de um veículo, um imóvel ou qualquer coisa. Na nossa era, que é da tecnologia, há aplicações que simplificam e agilizam as atividades sem a necessidade de postites, como mencionado no conceito original. Mas não podemos deixar de lado o bom e velho papel.

A parte manual do negócio!

Vou citar um exemplo que podemos aplicar, e que faço uso para os estudos, partimos do uso de cartolina e postites, logo mais menciono o uso de aplicativo.  Crio então colunas na cartolina com as descrições, A Fazer (To Do), Fazendo (Doing) e Feito (Done) conforme figura abaixo.

kanban-board2.jpg

Na parte “A Fazer” coloco a minha lista de atividades, e conforme vou realizando, colo-as nas outras colunas. Simples, não!

É um processo de gestão à vista, com controle das atividades. Esse modelo pode ser empregado tranquilamente em seus projetos, conforme mencionei, por exemplo, para aquisição de um carro coloque nas atividades, juntar R$ XX valor até o mês YY, vender tantos produtos até tal data, etc.

O lado bom da Tecnologia!

Agora vamos para a parte tecnológica do negócio, então gostaria de apresentar a vocês uma ferramenta que utilizo, que é muito simples, prática e efetiva. Não é propaganda e não ganho nada com isso, aliás, ganho ajudando a ampliar o conhecimento de todos de uma certa forma 😉

Trello, é o nome da ferramenta! É um aplicativo online que faz esse mesmo papel dos postites, porém, você tem a possibilidade de adicionar prazo de entrega, descrições mais detalhadas, lista de tarefas etc etc. A aplicação funciona em computadores, Tablet´s, celulares e demais dispositivos que tenham acesso à internet. Criei, conforme imagem abaixo, um exemplo para entrega da declaração do imposto de renda com prazo para 31/03/2017, e conforme o andamento da atividade, só arrastar o quadro para o “Fazendo” ou “Feito”.

kanbantrello

O aplicativo está disponível em www.trello.com, basta acessar criando uma conta e começar a se organizar!

Alessander Gonçalves José
CEO CloseToMewww.closetome.com.br
Analista de Projetos em Tecnologia
Mestrando em Tecnologia da Informação e Comunicação

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A importância da Gestão à Vista

Uma definição na web sobre Gestão à vista que diz: Gestão à base de um sistema que possibilite que os principais itens de controle estejam em fácil acesso a toda a equipe, seja através de gráficos, dados, informações gerenciais que permitam uma rápida e fácil visualização e interpretação dos mesmos. Complementando a frase, acho importante destacar que também é útil para tomada de decisão e ter um norte para ser seguido. Na área da saúde, a obtenção desses indicadores são de extrema relevância, são dados inseridos na base à todo instante e que precisam se estratificados de forma correta. As instituições geralmente trabalham 24hrs por dia, 7 dias por semana, gerando milhares de atendimentos por mês, e cada paciente com um mundo de informações sobre sua vida, e estadia, endereço, atendimentos anteriores, atuais, exames laboratoriais, raios-x, diagnósticos médicos e de outros profissionais da área, sinais vitais e por aí vai. Organizar esses dados de forma objetiva e que tragam informações à nível gerencial são desafiadores, mas é necessário, pois não há como gerenciar algo sem uma forma simplificada dos dados estratificados. Pense na complexidade de um avião, imagine se alguém poderia pilotá-lo sem um painel de instruções para guiá-lo, ou até mesmo um carro sem informá-lo de algo que possa estar errado, como a falta de combustível.

Esses painéis devem possuir informações claras e objetivas, geralmente em gráficos para uma melhor visualização e comparação com meses anteriores. Há vários sistemas que possam ser integrados aos ERP´s na área da saúde, gerando esses gráficos em tempo real para melhor tomada de decisão, agora cabe ao gestor da área de tecnologia buscar esses sistemas, analisar o melhor custo x benefício e adequar à ferramenta para seu ambiente.

Gestão à vista também pode ser utilizada sem tecnologia, na vida pessoal é extremamente útil, quando você se acostuma utilizar esse tipo de gestão, pode ter certeza que se organizará com muito mais facilidade e não mais viverá sem! Vou citar um exemplo, o Kanban, que é um termo de origem japonesa e significa literalmente “cartão” ou “sinalização”. (fonte: Week) Em outro momento vou comentar especificadamente sobre o Kanban.

Você poderá utilizar o Kanban para seus estudos, por exemplo:

Resultado de imagem para kanban a fazer fazendo feito

Então você vai trabalhando os postites entre as atividades, é uma maneira simples e muito visual de se organizar, principalmente pra aqueles que estão acompanhando o processo.

Gestão visual vai conquistar seus gerentes, supervisores e coordenadores, invista no assunto que vale a pena.